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OIKS DMS – Das kreative DMS-System

 

Ihr Papierarchiv platzt aus allen Nähten? Die Formulare Ihrer Kunden stapeln sich zu hohen Türmen?
Wir haben die Lösung: Elektronische Archivierung!

OIKS3Seminar

OIKS-DMS ist ein modernes und schnelles Dokumenten-​Management-​Systemen. Es ist schnell installiert und äußerst benutzerfreundlich. Die enorme Skalierbarkeit dieser Software macht den Einsatz von OIKS-DMS sowohl in Unternehmen jeder Größe als auch für Freiberufler und Handwerker möglich.

Eine kurze Funktionsübersicht

Anmeldung & Verbindung

Die Architektur der Software ist so aufgebaut, dass beliebig viele Anwender (abhängig von der Lizenz) gleichzeitig mit dem System arbeiten und auf die Dokumente zugreifen können. Als Client-Server-System ist der OIKS-DMS Server die Grundlage des gesamten Systems. Hier werden unter anderem alle Daten und Informationen sicher in einer SQL-Datenbank gespeichert.

Bequeme Archivierung und Dokumentenvorschau

Dokumente und Dateien können über verschiedene Wege ins Archiv aufgenommen werden. Eigene Tools ermöglichen die Bearbeitung gescannter Dokumente.
Neben den gängigen Geschäftsdokumenten kann das Archiv unter anderem auch zum Speichern von Bilddateien verwendet werden. JPGs, PNGs und TIFF-Dateien werden mit der Archivierung automatisch im Hintergrund als PDF/A-Datei umgewandelt und können direkt im Vorschaufenster angesehen werden.

Automatische Zuordnung der Dokumente 

Ein intelligenter Vorlagen-Designer erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt notwendige Metadaten selbstständig aus. Klassifizierungs– & Barcodevorlagen ermöglichen eine automatische Zuordnung und Klassifizierung von Dokumenten. Die Einrichtung und Erkennung erfolgt auf Basis von Formularen, Schlagwörtern und/​oder Barcodes aus zuvor hinterlegten Klassifizierungsvorlagen. So wird das Suchen und Finden von Dokumenten noch einfacher und schneller.

Email-Archivierung

OIKS-DMS beinhaltet Plug-Ins für Outlook und Thunderbird, die eine direkte Mailarchivierung aus den genannten Anwendungen ermöglichen. Die E-Mails werden vollständig im Standardformat EML und zusätzlich im revisionskonformen Langzeitarchivierungsformat PDF/A archiviert. Das garantiert eine dauerhafte Nutzbarkeit.
Darüber hinaus ist die Archivierung aus anderen Mailprogrammen über einen PDF/A Drucker ebenfalls möglich. Über die herkömmliche Druckfunktion der Mail-Software wird die E-Mail in diesem Fall als PDF/A Dokument abgelegt.

Benutzer- und Gruppenverwaltung

Zugangsdaten mit entsprechenden Zugriffsrechten gewährleisten einen sicheren Zugriff auf das System und die darin enthaltenen Dokumente und Ordner.

1-Click Backup

OIKS-DMS beinhaltet eine eigene Benutzeroberfläche zur Durchführung einer Datensicherung und Wiederherstellung. Die DMS-Daten können dadurch benutzerfreundlich und einfach gesichert werden. Hierbei wird die gesamte Datenbank inkl. aller Dokumente, Strukturen, Einstellungen, Benutzer, Attribute etc. als ZIP-Datei mit einem einfachen Mausklick gesichert.